📁 Físico, Digital o Digitalizado: ¿En qué se Diferencian los Tipos de Archivo?
En la gestión documental moderna, conocer las diferencias entre archivo físico, digital y digitalizado no es solo una cuestión técnica: es clave para garantizar la conservación, accesibilidad y seguridad de la información. Aquí te explicamos de manera sencilla cada concepto y sus implicaciones.
📦 Archivo Físico: El formato tradicional
El archivo físico está compuesto por documentos en papel, almacenados en carpetas, cajas o estanterías. Aunque es tangible y fácil de manejar sin tecnología, presenta desafíos como:
- Vulnerabilidad ante incendios, humedad, plagas o deterioro por el tiempo.
- Dificultad en búsqueda rápida o simultánea de contenidos.
- Necesidad de espacio físico considerable para almacenamiento.
Este tipo de archivo es común en organizaciones con procesos tradicionales o con requisitos legales para conservar originales.
💻 Archivo Digital: Nativo del entorno tecnológico
Un archivo digital es aquel creado directamente en formato electrónico, como documentos Word, hojas Excel o PDFs. Sus ventajas incluyen:
- Acceso rápido y remoto.
- Compatibilidad con sistemas de gestión documental.
- Facilidad de copia, resguardo y cifrado para mayor seguridad.
A diferencia del digitalizado, el archivo digital nunca ha existido en papel. Nació en el entorno virtual.
🖨️ Archivo Digitalizado: El puente entre lo físico y lo digital
El archivo digitalizado proviene de la conversión de documentos físicos al formato electrónico, generalmente mediante escaneo. Para que sea verdaderamente útil, debe cumplir ciertos estándares:
- Organización en sistemas de gestión documental con metadatos.
- Incorporación de tecnología OCR para búsqueda de texto dentro de imágenes.
- Adecuación a formatos de preservación como PDF/A.
Digitalizar no es solo escanear; implica preservar la integridad, accesibilidad y valor legal del documento original.
🔍 ¿Cuál elegir?
La decisión entre mantener documentos físicos, digitales o digitalizados depende de factores.
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