La falta de una política de seguridad de información en la gestión de archivos genera la perdida de la esencia de los más valioso podría decirlo la materia prima de nuestra profesión, LA INFORMACIÓN. Todo Profesional de la información debe encontrarse capacitado para el desarrollo de políticas que aseguren la confidencialidad e integridad.
El cliente solicita digitalizar aquellos documentos específicos en el momento que los necesita. Los documentos escaneados se pueden enviar por correo.Los documentos escaneados se pueden subir al sistema y el cliente puede verlos usando el módulo web del sistema.
Aquí les dejo un método muy efectivo de preparación de expedientes para la fase de digitalización con exitosos resultados, evitamos se nos pasen las tan peligrosas grapas , papeles engomados o cualquier elemento metálico que podría atentar contra los equipos de digitalización.
Hoy en día con este nuevo orden, las empresas deben de pensar en transferir toda su información en archivo al contexto digital, el haber procesado esta información con la extracción de la información del expediente permitirá a la institución controlar su información y realizar una gestión operativa con data real actualizada, esto agiliza los procesos, los hace muy eficientes y frente a la situación actual que vivimos se convierte en la mejor opción para la gestión de entidades y empresas.
El éxito de todo proyecto de digitalización de archivos o gestión de metadatos, lo constituye la aplicación efectiva de herramientas en dirección a proyectos.
“La gestión del proyecto se puede definir como una forma de desarrollar la estructura en un proyecto complejo, donde las variables independientes de tiempo, costo, recursos y comportamiento humano se juntan” ~ Rory Burke
La Transformación digital y la gestión de la información son los pilares para alcanzar el éxito en empresas e instituciones. Estamos dando pasos acelerados para que esta transformación marque los cimientos del desarrollo económico de nuestro país.